Nejčastější otázky
Kdo je kontrolorem dle čl. 23?
Kontrolorem dle čl. 23 Nařízení č. 1299/2013 je Centrum pro regionální rozvoj České republiky, které tuto činnost vykonává prostřednictvím svých územních pracovišť v příslušných regionech NUTS II dle územní příslušnosti příjemce. Ve výjimečných případech může být příslušnost Kontrolora založena na jiném pravidle, než sídle příjemce. V tomto případě jsou příjemci o této skutečnosti vždy informováni. Pro programy nadnárodní a meziregionální spolupráce platí pravidlo: příjemci z Čech spadají pod územní pracoviště v Hradci Králové, příjemci z Moravy pod územní pracoviště v Ostravě. Pro program URBACT III je kontrolorem územní pracoviště v Ostravě.
Kdy a jaké dokumenty je nutné ke kontrole předložit?
Ke kontrole je nutné předkládat dokumentaci v podobě/formě, která je určena programovou dokumentací příslušného programu přeshraniční, nadnárodní nebo meziregionální spolupráce. Dokumentace je vždy zveřejněna na oficiálních stránkách programu, případně je možné ji nalézt na www.strukturalni-fondy.cz. Termín předložení dokumentace je dán Harmonogramem realizace projektu – tzv. monitorovací období. Tato jsou specifikována ve Smlouvě resp. Rozhodnutí o poskytnutí dotace (příspěvku z EFRR). Dále je nutné rozlišovat mezi dokumentací ke kontrole nárokovaných výdajů a zpráv o realizaci projektu a dokumentací ke kontrole výběrových / zadávacích řízení. Kontrola veřejné zakázky probíhá ve fázích dle programové dokumentace, a to kontrola zadávací dokumentace, kontrola před podpisem smlouvy a kontrola ukončeného zadávacího/výběrového řízení.
Kdy a jaké dokumenty je nutné předložit ke kontrole veřejné zakázky?
Obecně platí, že je nutné kontrolorovi doložit dokumentaci před zahájením (tzn. kontrola zadávací dokumentace), před podpisem smlouvy a následně po ukončení výběrového/zadávacího řízení nejpozději spolu s nárokováním výdajů, které jsou s předmětnou zakázkou spojeny, resp. na jejím základě vznikly.
Rozsah vyžadované dokumentace je obecně specifikován v programové dokumentaci, konkrétně v Příručce pro příjemce. V zájmu kompletnosti doložené dokumentace je doporučeno řídit se tímto dokumentem:
Kdy bude kontrola předložené dokumentace ukončena?
Časový průběh kontroly je dán mnoha faktory. Obecně programová dokumentace definuje v jaké lhůtě má být kontrola ukončena/provedena, kdy se tato lhůta liší podle toho, zda je vykonávána na úrovni partnera nebo celého projektu. Vlastní průběh kontroly je možné ovlivnit řádným doložením dokumentace v přehledné, kompletní, utříděné formě dle stanovených požadavků, včasnou kooperací s kontrolorem.
Kde jsou uvedena pravidla o způsobilosti výdajů?
Vždy záleží na terminologii daného programu. Obecně jsou pravidla způsobilosti určena v tzv. Příručce pro žadatele.
Jsou způsobilé výdaje na alkohol?
Ano, ale pouze u některých programů a v míře určené Ministerstvem pro místní rozvoj České republiky.
Jsou způsobilé odměny u mzdových nákladů?
Ano, ale pouze odůvodněné, které vznikly v souvislosti s realizací projektu a byly řádně zdůvodněny.
Pro program Interreg V – A Slovenská republika – Česká republika nejsou odměny způsobilé, s výjimkou Fondu mikroprojektů a projektů technické pomoci/asistence.
Jakým způsobem zajistit povinnou publicitu?
Podmínky a náležitosti publicity uvádí programová dokumentace a čl. 115 Nařízení č. 1303/2013Sb., kde je možné nalézt vzorové ukázky použití publicity. Při realizaci opatření směřujících k publicitě je nutné dbát na splnění požadavků, které určují:
a) rozsah vyžadované publicity,
b) náležitosti/formu/podobu opatření k zajištění publicity.
Při realizaci publicity je nutné dbát na náležitosti stanovené tedy nejen pro rozsah publicity, ale i pro obrazové provedení – náležitosti barvy, formátu, velikosti, umístění atd.
Liší se požadavky na provedení publicity dle typu projektu?
ANO. Způsob zajištění publicity je závislý na typu projektu. U projektu s příspěvkem nad 500 tis. EUR spočívajícím ve financování infrastruktury nebo stavebních prací případně spočívající v nákupu hmotného předmětu jsou stanoveny specifické požadavky na dočasné a trvalé vysvětlující tabule s povinnou publicitou.
Je nesplnění podmínek zajištění povinné publicity sankcionováno?
Ano. Zajištění publicity je jednou z podmínek realizace projektu. Nesplnění této povinnosti nebo její splnění nesprávným/nekompletním způsobem je postihováno, přičemž se jedná o postih s finančním dopadem. Doporučuje se provedení publicity konzultovat s příslušným Kontrolorem.
Lze v projektu provádět změny?
Ano. U projektu lze v souladu s podmínkami programové dokumentace provádět změny. Tyto změny jsou strukturovány dle svého charakteru, je tedy nutné seznámit se s programovou dokumentací. O změnu je nutné (až na předem stanovené výjimky) požádat před samotnou změnou /předtím než změna vstoupí v platnost). Pro změny, které vyžadují schválení na monitorovacím výboru, jsou stanoveny přesné termíny (je vhodné sledovat oficiální stránky programu).
Je počet změn v projektu nějak limitován?
ANO. Počet změn je v souladu s podmínkami programů (zejména programy přeshraniční spolupráce) limitován ? tzn. u určitých typů změn nelze o tyto žádat opakovaně zpravidla vícekrát než 2x.
Co je způsobilost výdaje a jak je posuzována?
Způsobilost výdaje je posuzována individuálně pro každý výdaj tak, aby byl Kontrolor ujištěn o tom, že výdaj byl vynaložen v souvislosti s dosažením cíle projektu. Pro způsobilost výdaje musí být dodržena všechna pravidla a výdaj musí splňovat požadavky na hospodárnost, efektivnost a účelnost. Způsobilosti je posuzována v průběhu kontroly vykonávané Centrem pro regionální rozvoj České republiky.
Je možné v průběhu projektu změnit způsob z vykazování výdajů paušálem na reálné výdaje a opačně?
Ne. Volba mezi paušálem a reálným vykazováním výdajů je učiněna při zpracování projektové žádosti. Pozdější změny nejsou možné.
Je použití paušálu povinné?
ANO. Pro tzv. nepřímé (režijní) výdaje je použití paušálu povinné. Sazba paušálu činí 15 % z příslušných stanovených kategorií nákladů. Použití paušálu pro náklady na zaměstnance je fakultativní, kdy je nutné respektovat, že některé programy použití paušální sazby pro náklady na zaměstnance neumožňují.
Musí být o výdajích nárokovaných prostřednictvím paušálu účtováno?
ANO. O všech výdajích musí být účtováno. Nicméně účtování o výdajích, které jsou nárokovány prostřednictvím paušálu, není předmětem kontroly vykonávané ze strany Centra pro regionální rozvoj České republiky.
Co jsou tzv. výdaje mimo programové území?
Jedná se o výdaje mimo programové území příslušného programu (tzv. dotační území). Tyto výdaje jsou způsobilé pouze a jen za situace, kdy byly uvedeny v projektové žádosti a byly schváleny monitorovacím výborem a případně byly splněny další požadavky, které určuje programová dokumentace.
Je možné se proti závěrům z kontrol odvolat?
ANO. Je možné podat odvolání proti závěrům z kontroly, které je podáváno Ministerstvu pro místní rozvoj České republiky. Jinou formou odvolání je podání námitek proti zjištěním z veřejnosprávní kontroly na místě resp. podání námitek podjatosti kontrolující osoby.
Jakým způsobem dokládat plnění aktivit/cílů/ukazatelů v projektu?
Aktivity projektu je nutné doložit dle jejich charakteru. Podmínky doložení jsou uvedeny v programové dokumentace příslušného programu (zejména Příručka pro příjemce) a tzv. Náležitostech dokladování.
Jakým způsobem je projekt monitorován?
K monitorování projektu slouží zejména předkládané zprávy o realizaci projektu. Vedle toho slouží k ověření také tzv. veřejnosprávní kontrola na místě resp. monitorovací návštěva.
Je nutné zohlednit v projektu vzniklé příjmy?
ANO. Skutečnou výši příjmů a výdajů, které vznikly v souvislosti s realizací projektu, uvádí každý partner v průběhu realizace projektu. V závěrečném období je nutné provést přepočet tzv. finanční mezery. V případě vzniklých čistých jiných peněžních příjmů (u projektu nad celkových 50tis. EUR způsobilých výdajů) je o jejich výši ponižována částka způsobilých výdajů resp. snižována dotace (u projektu pod celkových 50tis. EUR způsobilých výdajů). Příjmy jsou sledovány i po dobu udržitelnosti.
Co je to udržitelnost?
Je to doba, po kterou jsou partneři projektu povinni dodržovat závazky, které se týkají výsledků projektu a případně i další závazky, které jsou stanoveny v příslušné Smlouvě resp. Rozhodnutí. Zpravidla tato doba činí 5 let od data poslední platby příjemci, a to u projektů, u kterých bylo v příslušné Smlouvě nebo Rozhodnutí o této povinnosti rozhodnuto. Někdy se označuje také jako doba účelového vázání prostředků.
Je způsobilé kapesné?
ANO. Dle podmínek příslušných programů. Obecně platí, že kromě programem stanovených podmínek (pozor na tzv. daily allowance) je podmínkou pro způsobilost výdajů na kapesné to, že partner má platnou interní směrnici, která tuto oblast specifikuje.
Způsobilost výdajů na jazykové mutace vydávaných publikací?
Způsobilost výdajů na jazykové mutace vydávaných publikací se primárně vztahuje ke specifikaci těchto jazykových variant, která byla provedena ze strany příjemce v projektové žádosti, ve které musí být tato specifikace provedena; obecně lze vycházet ze stanoviska MMR, že jsou způsobilé vždy výdaje na vyhotovení publikací v českém a anglickém jazyce a jazyce partnerského státu. V případě území ležícího při hranících 2 sousedních států lze v případech, kdy je to s ohledem charakter projektu vhodné, uznat i provedení v jazyce příslušného třetího státu.
Rozdělení výdajů na investice a neinvestice v rámci “Soupisek”?
Případným chybným vyčíslením výdajů v Soupisce na investiční a neinvestiční nedochází k porušení podmínek uvedených v právním dokumentu o poskytnutí dotace z EFRR (Smlouva/Rozhodnutí). Za závazné se berou údaje, které jsou ze strany příjemce vykazovány v účetnictví.
Výdaje na občerstvení?
Při nárokování výdajů na občerstvení je nutné předkládat faktury, které budou dostatečně podrobné s ohledem na poskytnuté plnění. Je tedy nutné, aby předložená faktura neobsahovala pouze obecné určení “občerstvení”, ale podrobnou specifikaci nejlépe v podobně detailního položkového rozpisu např. v podobě skutečného počtu odebraných jídel, struktura co se týče druhu a počtu poskytnutého občerstvení, počtu a druhu nápojů (zejména ve vazbě na případnou způsobilost výdajů na alkohol – pouze u vybraných programů). Bez adekvátní specifikace budou výdaje označeny za nezpůsobilé.
