Náležitosti dokladování

Náležitosti dokladování platné od 15. 3. 2022

Archiv předchozích verzí naleznete ZDE

Upozornění a doporučení k Náležitostem dokladování

• časové určení platnosti jednotlivých verzí náležitostí dokladování – Náležitosti dokladování stanovují, jak mají být jednotlivé typy výdajů doloženy pro účely kontroly jejich způsobilosti. Vzhledem k tomu, že příprava všech podkladů pro kontrolu výdajů je poměrně náročná, je zapotřebí poskytnout příjemcům dostatek času se adaptovat na případné změny, které se v náležitostech dokladování vyskytnou. Z toho důvodu se stanovuje, že příjemci budou výdaje dokládat vždy dle té verze náležitostí dokladování, která byla platná poslední pracovní den měsíce předcházejícího tomu, ve kterém finalizují/předloží soupisku výdajů/finanční zprávu.
• dobrovolná práce – o dobrovolné práci je nutné účtovat dle předpisů České republiky jako o nepeněžitém daru způsobem, který zajistí jednoznačné přidělení ke konkrétnímu projektu; doložení smluvního dokumentu, na jehož základě dobrovolná práce vznikla a byla vykonána není nijak dotčeno a je blížeji popsáno v textu Náležitostí dokladování včetně minimálních požadavků na obsah dohody o dobrovolné práci,
• doložení výplaty mezd –  v případě, že jste organizací, která není organizační složkou státu, územním samosprávným celkem a jejich příspěvkových organizací a v případě, že jsou mzdové výdaje propláceny z bankovního účtu příjemce/partnera souhrnnou částkou a k rozúčtování částek na účty jednotlivých zaměstnanců dochází až v příslušné bance, bude doložení výplaty mzdových výdajů doloženo:

            a) čestným prohlášením každého příslušného zaměstnance spolu s 

            b) výpisem z bankovního účtu prokazujícího úhradu souhrnné částky výdajů

• doložení výplaty cestovních náhrad – v případě, že jste organizací, která není organizační složkou státu, územním samosprávným celkem a jejich příspěvkových organizací a v případě že jsou cestovní náhrady propláceny ve mzdě, která je hrazena z bankovního účtu příjemce/partnera souhrnnou částkou a k rozúčtování částek na účty jednotlivých zaměstnanců dochází až v příslušné bance, bude doložení výplaty cestovních náhrad doloženo:

              a) čestným prohlášením každého příslušného zaměstnance spolu s 

              b) výpisem z bankovního účtu prokazujícího úhradu souhrnné částky výdajů

• všeobecné účetnictví x účetní služby  – tzv. všeobecné účetnictví v rámci organizace je součástí Kancelářských a administrativních výdajů, oproti tomu účetní služby, týkající se projektu, jsou součástí externích výdajů a jsou zajišťovány na základě výhradní smlouvy (dodatku)pro projekt s externím subjektem; partner se rozhoduje na základě svého uvážení s přihlédnutím ke koncepci rozpočtu, zda využije služeb externího dodavatele ve věci zajištění účetnictví.

• vnitropodnikové náklady/vnitronáklady – způsobilost vnitropodnikových nákladů a jejich dokládání vnitropodnikovými fakturami je v současnosti v řešení na úrovni Ministerstva pro místní rozvoj České republiky, výklad k této problematice bude následně doplněn;

• doložení historie pracovního místa v organizaci – pokud programová dokumentace nehovoří jinak (např. program INTERREG EUROPE) je možné doložit historii výše mzdy prostřednictvím historie pracovního místa obdobné pracovní pozice (jiného pracovníka s obdobnou pracovní náplní), k doložení slouží zejména platové a mzdové tabulky/tarify, platové výměry, předpisy o vnitropodnikovém způsobu stanovení mzdy apod.

• upřesnění k náležitostem dokladování, které se týká oblasti mzdových výdajů, a to doložení dokumentu prokazujícího výplatu mezd resp. obdržení mzdy od jednotlivých zaměstnanců. Náležitosti dokladování na straně 12 (ve standardním rozložení dokumentu) uvádějí, že je doložen doklad o výplatě (výdajový pokladní doklad nebo výpis z účtu), nebo čestné prohlášení jednotlivých zaměstnanců o obdržení mzdy [1], kdy poznámka pod čarou říká, že doložení formou čestného prohlášení jen v případě organizačních složek státu, územních samosprávných celků a jejich příspěvkových organizací. 
  [1] doložení formou čestného prohlášení jen v případě organizačních složek státu, územních samosprávných celků a jejich příspěvkových organizací.

S ohledem na specifické postavení univerzit, kdy v řadě případů dochází z jejich strany k výplatě mezd souhrnnou částkou, která je až v bance rozúčtována na jednotlivé položky a ve výpisu z BÚ je zobrazena právě jen tato celková částka, je možnost tuto výjimku aplikovat nejen pro organizační složek státu atd. ale i vysokých škol/univerzit.

Aktualizace 16. 12. 2016:

Výklad MMR ke způsobilosti výdajů nárokovaných na základě vnitropodnikovýchfakturresp. výdajů podložených interní kalkulací, které představujíoceněníslužeb poskytovaných příjemcem v rámci projektu v podoběvěcnéhopříspěvku

Pro způsobilost takto nárokovaných výdajů byly zestrany MMR stanoveny níže uvedené podmínky, které musí být splněnykumulativně.

Podmínkypro způsobilost výdajů nárokovaných nazákladě vnitropodnikových fakturresp. výdaje podložené interníkalkulací jsou následující:

• způsobilé budou jen prvotní výdaje, tj. ty, které organizaci příjemce skutečně vznikly a byly uhrazeny (podmínka úhrady se netýká odpisů vybavení, které je pro dané činnosti použito – zde se uplatňování odpisů řídí stejnými pravidly jako v ostatních případech). Budou to tedy výdaje např. na externí dodávky a služby, které s plněním byly spojené, výdaje na mzdy nebo platy osob, které se přímo na plnění pro projekt podílely, cestovní výdaje s plněním související, odpisy vybavení, které bylo pro plnění použito, pokud jsou uplatněny. Výdaje musí být přiřazeny vždy k příslušné položce rozpočtu  a musí být doloženy standardně, tj. k vnitropodnikové faktuře budou doloženy i prvotní doklady a jejich úhrada;
• výdaje, které jsou v projektu uplatňovány paušální sazbou (personální, pokud se uplatňují paušálem a režijní vždy) není možné v rámci vnitropodnikové faktury uznat a musí být vyloučeny;
• zisk způsobilý není, i kdyby byl přiměřený.