Nejčastější pochybení při předkládání ŽoP/ZoR

V souvislosti s narůstajícím počtem projektů v realizaci, které administruje Centrum pro regionální rozvoj České republiky (dále jen CRR), jsme připravili pro příjemce dotace informace k administraci Žádostí o platbu a Zpráv o realizaci (dále jen ŽoP/ZoR). Tyzahrnují doporučení, jak správně postupovatpři zpracování a předložení uvedených dokumentů v monitorovacím systému MS2014+.

Ke správnému předložení ŽoP/ZoR využijte Obecná pravidla pro žadatele a příjemce – konkrétně přílohu  „P26_Postup pro vyplňování ZŽoP ZoR v MS2014+“, ve které je uveden podrobný postup pro vyplňování jednotlivých záložek v MS2014+ ve zjednodušené žádosti o platbu a zprávě o realizaci projektu.

Přehled nejčastějších pochybení a obecná doporučení vychází z dosavadní zkušenosti CRR z průběhu kontrol ŽoP/ZoR. Konkrétně uvádíme nedostatky, které jsme identifikovali nejčastěji, a příjemci by se jich měli vyvarovat.

Zpráva o realizaci

• Zpráva o realizaci není podepsána statutárním zástupcem ani jinou osobou k tomuto úkonu oprávněnou.

• Sledované období od/do musí být shodné s plánovaným harmonogramem projektu, nebo se skutečností (v případě předčasného předložení ŽoP a ZoR).

• Nejsou vyplněny některé povinné záložky či nejsou vyplněny zcela – opakující se nedostatky jsme zaznamenali především na záložkách:
  • Indikátory – datum naplnění indikátoru neodpovídá skutečnému datu naplnění; není uvedena cílová hodnota indikátoru; přírůstek může být vykazován i mínusovou hodnotou (např. indikátor 32 300 v 37. výzvě).
  • Publicita – není vyplněno pole „komentář”.
  • Veřejné zakázky – není nastaven správný stav; případně chybí aktuální údaje o VZ, veškeré doklady k VZ předložené formou depeše nebo údaje o smlouvě o dílo a údaje o dodavateli.
  • Etapy – skutečné datum zahájení a ukončení nesouhlasí se skutečností.
  • Klíčové aktivity – nevyplněná záložka, případně popis není v souladu s žádostí o podporu nebo se Studií proveditelnosti.
    

Žádost o platbu

• Není doložena oddělená účetní evidence (musí být zajištěno jednoznačné přiřazení účetních položek vztahující se k realizaci projektu).

• Není doložena kopie smluv o zřízení bankovních účtů, ze kterých byly provedeny úhrady předkládaných účetních/daňových dokladů k proplacení, nebo čestné prohlášení – příloha č. 32 Obecných pravidel.

• Absence příloh k účetním dokladům (objednávka, smlouva o dílo, předávací protokol, dodací list, soupis provedených prací, výpis z účtu).

• Není doložena smlouva mezi příjemcem a dotčeným subjektem (příkazní/mandátní smlouvou), která upravuje správu majetku příjemce dotace z IROP.

• K publicitě není doložena fotodokumentace, případně je nečitelná nebo není z fotodokumentace patrné, zda je vyvěšena v místě realizace.
  
• Naplnění indikátorů nebývá doloženo relevantními dokumenty/fotodokumentací.

• Číslo bankovního účtu uvedené ve smlouvě s dodavatelem se neshoduje s číslem bankovního účtu uvedeného na faktuře.

• Zaúčtování dokladů není v souladu se schváleným rozpočtem, finančním plánem a s Rozhodnutím o poskytnutí dotace, tj. vzniká nesoulad mezi investicemi a neinvesticemi. Změnu rozdělení výdajů mezi investice a neinvestice je zapotřebí provést formou Žádosti o změnu před koncem etapy/projektu.

• Stavební rozpočet – předložený soupis provedených prací nemá shodnou strukturu a formát, jako byl smluvní rozpočet stavby.

• Chyby v soupisce dokladů – vyplněné údaje neodpovídají skutečnosti:
  • nejsou vyplněna pole „Číslo smlouvy/objednávky, ke které se doklad vztahuje” a „Číslo výběrového řízení, ke kterému se doklad vztahuje”,
  • není vyplněno pole „Rozpočtová položka druhová” dle Právního aktu (sloupec druh. tříd),
  • nesoulad mezi uvedenými úhradami faktur a doloženými úhradami faktur na základě výpisu z účtů,
  • u výdajů na stavební práce je nezbytné rozdělení mezi hlavní, vedlejší a nezpůsobilé výdaje. Vysvětlení je možné uvést přímo v soupisce dokladů v poli „Popis výdaje”,
  • na fakturách není uvedena jednoznačná vazba na projekt, tj. registrační číslo projektu,
  • pole „číslo účetního dokladu v účetnictví” – pro lepší přehlednost je ideální uvádět číslo faktury.